Podejmowanie uchwał w przypadku wspólnot licznych właścicieli może być prawdziwym wyzwaniem dla zarządcy, szczególnie w nowo wybudowanych obiektach deweloperskich, gdzie większość lokali jest wynajmowanych a właściciele niemal nieuchwytni.
Indywidualne zbieranie głosów zwykle wymaga dużego nakładu pracy, wykonywania licznych telefonów, niekiedy trzeba nawet do właściciela pojechać.
W takim przypadku zbieranie głosów przez Internet to na pewno duże ułatwienie, szczególnie dla osób przebywających w odległych miejscach, np. za granicą, szybki i przede wszystkim darmowy przepływ informacji.
Wspólnoty coraz częściej sięgają do takiego rozwiązania, jednak pewne wątpliwości budzi czy rzeczywiście taki sposób przeprowadzenia głosowania jest zgodny z prawem.
Przepisy ustawy o własności lokali są w tym względzie bardzo odformalizowane, nie regulują, w jaki sposób należy przeprowadzić głosowanie, nie wskazują sposobu dokumentowania głosowania, jedynie w art. 18 ust 2 zastrzeżono formę aktu notarialnego dla protokołowania uchwały w przedmiocie zmiany sposobu zarządu.
W wyroku z dnia 20 grudnia 2012 roku Sąd Apelacyjny w Warszawie (sygn. akt: VI Aca 1463/12), wyraził pogląd, że „ brak odpowiedniej regulacji dotyczącej zebrania jest celowym powstrzymaniem się prawodawcy z ingerencją w zagadnienia szczegółowe mniejszej wagi. Protokołowanie zebrania i wyników głosowania jest w takim razie wymaganiem praktycznym, a wynik głosowania może być wykazywany w razie sporu wszelkimi dowodami.”
Natomiast w wyroku z dnia 19 października 2012 roku, sygn. akt V CSK 459/11, Sąd Najwyższy orzekł, że uchwała może być podjęta w głosowaniu jawnym przez podniesienie rąk, natomiast podpisanie się na karcie do głosowania ma wyłącznie znaczenie dowodowe.
Z kolei uzasadniając orzeczenie z dnia 10 stycznia 2012 r., sygn. akt: I ACa 603/11 (niepubl.). Sąd Apelacyjny w Lublinie wskazał, iż organizacja sposobu głosowania leży w kompetencji samej wspólnoty mieszkaniowej, dlatego dopuszczalne jest zarówno pozostawianie właścicielom kart do głosowania w skrzynkach pocztowych, jak również zbieranie podpisów pod treścią uchwał .
Sposób przeprowadzenia głosowania, mimo że odformalizowany to jednak nie może być oczywiście zupełnie dowolny, ponieważ pełne zastosowanie mają tutaj przepisy kodeksu cywilnego regulujące kwestie związane ze składaniem oświadczeniem woli. Należy bowiem pamiętać, że oddany głos to oświadczenie woli złożone przez właściciela, dlatego też należy je interpretować zgodnie z treścią przepisu art. 60 k.c., który stanowi, że wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde jej zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny.
Przepisy co do zasady nie zastrzegają zatem formy pisemnej dla tej czynności, choć dla celów dowodowych potwierdzenie oddanego głosu na piśmie i naniesienie czytelnego podpisu jest w tym aspekcie najbardziej korzystnym dla wspólnoty mieszkaniowej rozwiązaniem.
Oczywiście jeżeli przedmiotem uchwały będzie, np. przykład zmiana wielkości udziałów, to wtedy ta ogólna reguła nie ma zastosowania – wtedy już podniesienie rąk, czy zgoda wyrażona przez telefon nie wystarczy – konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego, nie mniej jednak z takimi sytuacjami zarządzający mają raczej rzadko do czynienia. Wydaje się, że skoro co do zasady dopuszczalne jest oddanie głosu przez podniesienie rąk, to tym bardziej można to zrobić za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Zgodnie z art. 78 § 2 kodeksu cywilnego złożenia oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne oświadczeniu woli złożonemu w formie pisemnej – nie jest to co prawda forma pisemna, jednak równoważna.
Z inną sytuacją będziemy mieli natomiast do czynienia – a tak jest właśnie najczęściej – gdy podpisu elektronicznego brak – nie można jednak przyjąć, że tak złożone oświadczenie nie wywołuje skutków prawnych, należy jednak pamiętać, że nie jest to ekwiwalent formy pisemnej.
W razie ewentualnego sporu – to zawsze na wspólnocie spoczywa ciężar udowodnienia, że głos oddany został przez właściciele lub jego pełnomocnika, co oczywiście jest o wiele łatwiejsze w przypadku karty do głosowania z naniesionym własnoręcznym podpisem. Wiadomość przesłana pocztą elektroniczną jednak pozostawia trwały ślad, więc przeprowadzenie dowodu w tej materii nie będzie bardzo utrudnione.
Taki tryb głosowania należy jednak odpowiednio przygotować, przede wszystkim nie jest możliwe narzucenie go właścicielom, każdy członek wspólnoty może głosować, nie każdy ma przecież obowiązek korzystać z internetu.
Głosowanie za pośrednictwem poczty elektronicznej może mieć zatem charakter uzupełniający, ponadto w dobrze pojętym interesie wspólnoty mieszkaniowej jest odebranie od właścicieli oświadczeń woli, w których potwierdzą, że wyrażają zgodę na taki sposób oddania głosu, oczywiście tego rodzaju deklaracja nie może nikogo pozbawić prawa do głosowania w tradycyjnej formie, elektronicznej formy głosowania niekomu narzucać nie należy.
Dobrą praktyką jest uregulowanie tej kwestii uchwałą, w której dopuszczona zostanie możliwość przeprowadzenia głosowania w taki sposób, warto w niej również wskazać adres poczty elektronicznej, na który należy doręczać głosy.
W wyroku z dnia 10 lipca 2013 r, sygn. akt : V ACa 110/13 Sąd Apelacyjny w Gdańsku wskazał, że zagadnienie formy i skutku głosowania należy kwalifikować kierując się zasadami ogólnymi, wynikającymi z kodeksu cywilnego, a decyzję w kwestii konkretyzacji sposobu głosowania pozostawiono właścicielom lokali, dlatego też uchwała umożliwiająca członkom wspólnoty głosowanie drogą mailową odpowiada prawu.
źródło:
Portal Informacyjny Zarządca
